Sedam saveta kako uspostaviti digitalni rad u svom preduzeću čak i posle Korone

Prvo skepsa, zatim pozitivna iskustva

Mere za borbu protiv pandemije korone su prinudile preduzeća širom sveta na delovanje. Gotovo preko noći zaposleni su poslati kućama kako bi odatle obavljali svoj posao. Preduzeća su uspela da na ovaj način ostanu poslovno sposobna. Mnoga preduzeća i rukovodstva su prema temi rad od kuće pre prvog karantina bila kritična, pa čak i skeptična. Izgledalo je nezamislivo da bi „New Work“ mogao postati „New Normal“. Postojala je velika zabrinutost da bi zbog toga mogao patiti radni učinak zaposlenih. Pretvaranjem rada u kancelariji u rad od kuće način rada je digitalizovan a organizacioni procesi promenjeni. Nakon nedelja i meseci rada od kuće kod nemačkih preduzeća pobeđuje saznanje da je efikasan rad van zidova sopstvene kancelarije moguć i funkcioniše čak daleko bolje nego što se mislilo.

 Rad od kuće ima potencijala i može se nadograditi

U jednoj studiji zaposleni su naveli uglavnom prednosti novog načina rada. Oni su se osećali produktivnije i zadovoljnije. Sada se čini da je moguća dugoročna promena načina razmišljanja od korporativne kulture obaveznog prisustva do kulture koja u fokus stavlja rezultate rada. Prema jednoj analizi zdravstvenog osiguranja DAK, većina poslodavaca (57 procenata) znatno proširuje mogućnosti digitalnog rada.

Ali digitalno privremeno rešenje mora postati organizaciona digitalnost kako bi digitalni rad funkcionisao i posle krize.

Kako bi se digitalna kultura održivo provukla kroz sve oblasti preduzeća i tako efektivno održala, potrebno je sedam strukturnih elemenata:

1.Zajedničko osmišljavanje promena

Ovde se traži dobra komunikacija. Zaposleni i drugi partneri se redovno moraju izjašnjavati o temama digitalizacije i rada od kuće. Vaše mišljenje nam je važno, a vaše želje bi zbog toga trebalo da se odražavaju u novoj korporativnoj kulturi. Posebno rukovodeći kadrovi i poslovno rukovodstvo bi trebalo da (još) češće razgovaraju sa zaposlenima kada koncept treba da ide u pravcu novog načina rada.

2.Omogućavanje novog načina razmišljanja

Digitalna kultura takođe znači da se rad i radno vreme mogu samo uslovno proveravati - ili bi ih trebalo proveravati.  Ako se obavezno prisustvo u kancelariji prinudno mora zameniti radom od kuće, istovremeno bi trebalo promeniti i način razmišljanja kada je u pitanju ocena rada. Umesto kulture prisustva, sada bi u fokusu trebalo da stoji kvalitet rada. To dozvoljava merenje na osnovu jasnih rezultata. Kontrola rada se vrši proverom kvaliteta i kvantiteta obavljenih poslova.

3.Nova kultura rukovođenja   

Upravo u ekonomski nesigurnim vremenima potrebno je veće poverenje u angažman zaposlenih nego ikad ranije. To mora prodreti do srednjeg nivoa rukovodstva. Rukovodeći kadar sada dobija i zadatak da motiviše i da da prostor za privikavanje. Ovaj prelaz neće svakom lako pasti, između ostalog i zato što u privatnim stanovima delimično još uvek nedostaje stalno mesto za rad pa ljudi za rad od kuće koriste, na primer, svoj kuhinjski sto. Ali, čak i ako danas postoje tehnički uslovi, privatni i porodični život se ne mogu uvek

jasno razgraničiti, na primer, kada dete više ne može da bude u vrtiću i kada mora da se dovede kući. Poslodavac bi trebalo da zaposlenima ponudi veću fleksibilnost za to.

4.Definisanje uslova rada

Ono što se odnosi na kancelariju, može se priuštiti i na pisaćem stolu kod kuće. Zajednički usaglašena pravila rada jasno definišu online radno vreme kao i fiksno vreme tokom kojeg su mogući saradnja i kontakt. Uniformna opremljenost tehnikom i kancelarijskim nameštajem je neophodna kako bi bio moguć ergonomski rad. Pitanja o zaštiti podataka i informatičkoj tehnologiji bi takođe trebalo da budu razjašnjena kako bi svaki zaposleni znao u kojim okvirima može da radi.  

5.Regulisanje saradnje

Lični dogovori i sastanci tima se i dalje moraju održavati - kao digitalni sastanci.  Video četovanje je pogodnije za to od telefonskih konferencija jer više doprinosi saradnji u timu. Redovni sastanci tima sa fiksnom agendom pomažu da se strukturiše svakodnevnica i konstatuju događaji.

6.Omogućavanje i podsticanje razmene

Za socijalnu koheziju u preduzeću mora postojati slobodan prostor kako bi zaposleni i dalje mogli da razmenjuju misli o svakodnevnom poslu, novostima u branši i običnim stvarima. Virtuelne pauze za ručak ili kafu pomažu jačanju osećaja zajedništva i time timskog duha. Redovna razmena, na primer, preko ranije utvrđenih termina video poziva može da pomogne da se zamene lični susreti u kancelariji i pojača osećaj timskog duha. Informacije se ne gube i zadržava se bolji pregled šta se dešava kod kolega ili uopšteno.

7.Digitalna infrastruktura

Digitalni rad funkcioniše besprekorno samo bez prekida medija. Mi u TIMOCOM-u znamo to i zbog toga nudimo našim klijentima sve aplikacije koje su im potrebne u jednom sistemu. Zbog toga je i logično samo da se interni procesi odvijaju preko internog portala.

Za digitalnu kulturu koja dobro uspeva potrebni su ne samo digitalizovani, već i integrisani procesi. To obuhvata razmenu informacija, optimizaciju procesa i garanciju kvaliteta - i to u međusobnoj kombinaciji. To je koncept digitalnog radnog mesta koji optimalno koristi tehničke mogućnosti.

Važan aspekat: Saradnja se odvija decentralizovano ali umreženo. To dovodi do toga da radno mesto kao takvo više nije važno.

Mobilni rad ili rad od kuće u tom slučaju uopšte više nisu tema ako je zaposlenom neophodan pristup digitalnom radnom mestu.

Informacije se slivaju na jedno centralno mesto, radni procesi su transparentni radi poboljšane saradnje. Svi relevantni dokumenti, funkcije i programi dolaze na jednu platformu na kojoj zaposleni komuniciraju, povezuju se i zajednički rade na zadacima. 

Od prelaznog rešenja do digitalne korporativne kulture

Za zaposlene korona znači šansu za promenu. Jer svaka kriza je uvek i mogućnost za optimizaciju. Mnogi radni procesi se uz pomoć digitalne kulture u preduzeću mogu osmisliti brže, jednostavnije i pametnije.

Preduzeća su ovaj korak napravila još pre korone i tokom karantina su u najkraćem roku sa mnogo pragmatizma i fleksibilnosti unapredila digitalni rad. Ali nakon prvih pozitivnih iskustava preduzeća ne moraju obavezno opet zahtevati prisustvo svojih zaposlenih u kancelariji.

Pozitivan razvoj digitalnog rada bi trebalo zadržati i posle korone jer ipak se pokazalo da se i kod decentralizovanog rada može raditi produktivno. Kako bi sve to uspelo na duži rok, potrebna je digitalna kultura preduzeća koju nudimo ne samo našim zaposlenima, već i našim klijentima.  Naša misija: Da stvorimo logistiku koja će biti digitalna i jednostavna za sve naše TIMOCOM korisnike.

Napravite prvi korak i digitalizujte Vaše transportne procese.

 Testirajte Smart Logistics System